La articulación y los retos de los procesos disciplinarios laborales en Colombia

 

Introducción

Los procesos disciplinarios laborales en Colombia han dejado de ser entendidos como un simple mecanismo interno para imponer sanciones al trabajador.

Actualmente constituyen una herramienta jurídica y de gestión empresarial que exige la articulación de diferentes áreas de la organización, entre ellas Gestión Humana, Relaciones Laborales, Seguridad y Salud en el Trabajo, las áreas operativas y, cuando corresponde, la Dirección Jurídica.

Esta transformación responde, entre otros factores, a la constitucionalización de las relaciones laborales y a la aplicación del derecho fundamental al debido proceso en las actuaciones disciplinarias adelantadas por empleadores particulares.

La Corte Constitucional ha reconocido que, cuando el empleador ejerce una potestad materialmente sancionatoria, debe respetar garantías mínimas de legalidad, defensa, contradicción, imparcialidad y proporcionalidad.

Esta obligación no es exclusiva de las entidades públicas. También alcanza a los empleadores privados cuando ejercen facultades disciplinarias.

A este panorama se suma la modificación introducida por la Ley 2466 de 2025, que reformó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció expresamente un conjunto de principios y etapas mínimas para las actuaciones dirigidas a imponer sanciones disciplinarias.

El reto empresarial ya no consiste únicamente en determinar si un trabajador incurrió en una conducta reprochable, sino en garantizar que la decisión sea adoptada mediante un procedimiento previamente definido, verificable, proporcional y jurídicamente sustentable.

1. El proceso disciplinario como herramienta de gestión empresarial

Un proceso disciplinario correctamente estructurado cumple una doble función.

Por una parte, permite al empleador investigar conductas que podrían constituir incumplimientos de las obligaciones laborales y, cuando estas se encuentren acreditadas, adoptar las medidas correspondientes.

Por otra, constituye un mecanismo de protección para la propia organización, pues permite demostrar que la decisión empresarial no fue arbitraria, improvisada o sustentada exclusivamente en apreciaciones subjetivas.

Esta diferencia es fundamental.

La investigación debe partir de hechos verificables y no de conclusiones anticipadas.

La empresa debe identificar la conducta presuntamente irregular, determinar cuál era la obligación aplicable y establecer las fuentes que permiten exigirla al trabajador.

Estas fuentes pueden encontrarse, entre otros instrumentos, en:

• La ley.
• El contrato de trabajo.
• El Reglamento Interno de Trabajo.
• Las políticas empresariales válidamente incorporadas.
• Las convenciones y pactos colectivos.
• Los laudos arbitrales aplicables.
• Las órdenes e instrucciones legítimas del empleador.

La finalidad consiste en construir una relación lógica entre hecho, obligación, prueba, defensa y decisión.

2. La reforma del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo

Uno de los principales cambios en materia disciplinaria se encuentra en el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.

La norma dispone que en las actuaciones dirigidas a aplicar sanciones disciplinarias deben garantizarse, como mínimo, los siguientes principios:

La reforma también estableció etapas mínimas que deben observarse en las actuaciones disciplinarias.

Entre ellas se encuentran:

1. La comunicación formal de apertura del proceso disciplinario.
2. La indicación escrita de los hechos, conductas u omisiones que motivan la actuación.
3. El traslado de las pruebas que fundamentan provisionalmente los cargos.
4. La concesión de un término para que el trabajador pueda pronunciarse, controvertir las pruebas y aportar aquellas que considere pertinentes.
5. La adopción de una decisión motivada y proporcional a los hechos acreditados.

El término para presentar la defensa no puede ser inferior a cinco días.

3. La articulación entre Gestión Humana, Jurídica y las áreas operativas

Uno de los principales retos de las organizaciones consiste en evitar que el proceso disciplinario sea asumido exclusivamente por Recursos Humanos o por el área jurídica.

La actuación requiere una verdadera articulación interna.

Área	Función dentro de la actuación
Área operativa	Explica el contexto de los hechos, las instrucciones impartidas, el procedimiento que debía seguirse y la afectación generada.
Gestión Humana	Verifica la correspondencia con las obligaciones laborales, el reglamento interno, las políticas, los antecedentes y el procedimiento aplicable.
Área Jurídica	Analiza la relevancia jurídica de los hechos, la suficiencia de las pruebas, las normas aplicables, la proporcionalidad y los riesgos de la decisión.
Seguridad y Salud en el Trabajo	Interviene cuando los hechos se relacionan con accidentes, protocolos de seguridad, incapacidades, restricciones médicas, recomendaciones ocupacionales o posibles situaciones de origen laboral.

La articulación resulta todavía más importante cuando la conducta investigada puede estar relacionada con acoso laboral, discriminación, violencia, salud, discapacidad, embarazo, fuero sindical o cualquier otra circunstancia que pueda activar una protección constitucional o legal reforzada.

En estos casos, la pregunta disciplinaria no puede analizarse de manera aislada del contexto jurídico del trabajador.

4. La construcción adecuada de la imputación

Uno de los errores más frecuentes consiste en formular cargos genéricos.

No resulta suficiente afirmar que el trabajador “incumplió sus funciones”, “desatendió instrucciones” o “afectó los intereses de la compañía”.

La imputación debe permitir identificar claramente:

• Qué ocurrió.
• Cuándo ocurrió.
• Cómo ocurrió.
• Qué obligación se considera incumplida.
• Cuáles son las pruebas que sustentan provisionalmente la hipótesis.

La precisión resulta esencial para garantizar el derecho de defensa.

Si el trabajador no conoce con suficiente claridad la conducta atribuida, difícilmente podrá controvertirla de manera efectiva.

Por ello, la comunicación de apertura debe guardar correspondencia con la decisión posterior.

La empresa debe evitar que durante el proceso aparezcan hechos nuevos que nunca fueron puestos en conocimiento del trabajador o que la decisión termine fundamentándose en circunstancias diferentes de aquellas frente a las cuales se permitió ejercer defensa.

Debe existir coherencia entre tres momentos fundamentales: la imputación, la prueba y la decisión.

5. La prueba: el elemento que sostiene el proceso

Un proceso disciplinario puede encontrarse formalmente bien estructurado y, sin embargo, resultar jurídicamente débil cuando las pruebas no permiten acreditar los hechos.

El ejercicio de la facultad disciplinaria debe recaer sobre hechos suficientemente acreditados y valorados de manera razonable.

Entre los elementos que pueden formar parte de una investigación se encuentran:

• Correos electrónicos.
• Registros de ingreso y salida.
• Informes y documentos.
• Fotografías y videos.
• Reportes de sistemas.
• Testimonios.
• Comunicaciones y mensajes.
• Actas.
• Reportes de supervisores.

Estos elementos deben analizarse en conjunto y dentro de su contexto.

No toda prueba demuestra automáticamente una responsabilidad disciplinaria.

Por ejemplo, un registro de ingreso puede acreditar que una persona llegó tarde, pero no necesariamente demuestra que la tardanza fue injustificada.

Un reporte de un superior puede constituir un elemento relevante, pero debe analizarse frente a los demás documentos y a la explicación entregada por el trabajador.

6. Los descargos no deben convertirse en una formalidad

Otro de los grandes retos empresariales consiste en evitar que la diligencia de descargos se convierta en un trámite aparente.

El trabajador debe tener una oportunidad real de explicar los hechos, controvertir las pruebas y presentar los elementos que considere pertinentes para su defensa.

No basta con preguntarle si reconoce los hechos.

Las preguntas deben estar orientadas a:

• Esclarecer las circunstancias investigadas.
• Permitir una explicación completa.
• Confrontar razonablemente los elementos probatorios.
• Identificar circunstancias que no fueron consideradas al inicio de la investigación.

El objetivo no debe ser hacer confesar al trabajador, sino obtener información relevante para determinar objetivamente qué ocurrió.

7. Valorar la defensa: escuchar no significa aceptar

Garantizar el derecho de defensa no significa que la empresa esté obligada a aceptar la explicación entregada por el trabajador.

El derecho de defensa implica brindar una oportunidad real y efectiva para que el trabajador se pronuncie, aporte pruebas y presente sus argumentos.

Posteriormente, corresponde a la empresa valorar esos argumentos de manera objetiva.

El trabajador puede:

• Negar completamente los hechos.
• Reconocer parcialmente su conducta.
• Aportar una justificación.
• Cuestionar la autenticidad de una prueba.
• Explicar una circunstancia inicialmente desconocida.

Cada situación debe ser analizada expresamente.

Una decisión jurídicamente sólida debería responder:

• ¿Qué manifestó el trabajador?
• ¿Qué pruebas aportó?
• ¿Por qué sus argumentos fueron aceptados o descartados?
• ¿Qué elementos respaldan la conclusión empresarial?

La motivación de la decisión constituye, por tanto, un elemento fundamental de legitimidad.

8. Proporcionalidad: no toda conducta genera la misma consecuencia

La proporcionalidad constituye uno de los principios expresamente incorporados al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.

La empresa debe analizar la relación entre la conducta acreditada y la consecuencia disciplinaria que pretende imponer.

No todas las conductas tienen la misma gravedad.

Deben valorarse, entre otros aspectos:

• La naturaleza de la obligación incumplida.
• La gravedad concreta de la conducta.
• Las circunstancias de tiempo, modo y lugar.
• El impacto generado.
• El grado de responsabilidad del trabajador.
• La existencia de antecedentes disciplinarios relevantes.
• Las reglas previamente establecidas en las fuentes aplicables.

La proporcionalidad no significa que la empresa pierda su facultad disciplinaria.

Significa que dicha facultad debe ejercerse dentro de parámetros objetivos y razonables.

9. Sanción disciplinaria y terminación con justa causa

Uno de los asuntos que genera mayor confusión en la práctica empresarial es equiparar automáticamente un proceso disciplinario con un despido con justa causa.

La jurisprudencia ha diferenciado entre el despido utilizado como sanción disciplinaria y la terminación unilateral del contrato sustentada en una justa causa legal.

Por regla general, la terminación con justa causa no constituye automáticamente una sanción disciplinaria ni exige siempre el mismo procedimiento previsto para imponer sanciones.

No obstante, la empresa debe verificar si el Reglamento Interno de Trabajo, el contrato, la convención colectiva, el pacto, el laudo arbitral o una política vinculante establecen un procedimiento previo aplicable.

Sanción disciplinaria	Terminación con justa causa
Manifestación de la facultad disciplinaria del empleador.	Forma de terminación contractual sustentada en una causal legal o válidamente incorporada.
Está sometida al procedimiento disciplinario previsto en el artículo 115 y a las reglas internas.	No exige necesariamente proceso disciplinario, salvo que una fuente aplicable lo establezca o el despido opere materialmente como sanción.
Puede consistir en amonestación, multa, suspensión u otra medida permitida.	Produce la finalización del contrato de trabajo.
Exige correspondencia entre falta, procedimiento y sanción.	Exige acreditar la causal, comunicar oportunamente los motivos y respetar las garantías aplicables.

10. El Reglamento Interno de Trabajo adquiere importancia estratégica

La reforma obliga a las empresas a revisar cuidadosamente sus reglamentos internos y procedimientos disciplinarios.

No es suficiente contar con un documento denominado “procedimiento disciplinario”.

Debe existir coherencia entre:

• El Reglamento Interno de Trabajo.
• Los contratos de trabajo.
• Las políticas corporativas.
• Las convenciones y pactos colectivos.
• Los laudos arbitrales.
• La práctica real de la organización.

Las organizaciones deberían verificar:

• Las conductas consideradas faltas.
• La clasificación de las faltas.
• Las sanciones asociadas.
• Las autoridades competentes para adelantar las actuaciones.
• Los mecanismos de comunicación.
• Los términos aplicables.
• Las reglas sobre defensa y descargos.
• El traslado y valoración de las pruebas.
• La toma y motivación de las decisiones.
• Los mecanismos de impugnación, cuando resulten aplicables.
• La interacción entre el proceso disciplinario y las terminaciones con justa causa.

La empresa no solamente debe conocer la ley: debe conocer y cumplir sus propias reglas internas.

11. Casos de especial protección

Uno de los mayores retos contemporáneos consiste en identificar si el trabajador involucrado se encuentra sometido a alguna condición especial de protección.

Antes de adoptar una decisión, la empresa debería verificar, según las circunstancias:

• Fuero sindical.
• Embarazo o situaciones asociadas a la maternidad.
• Estabilidad laboral reforzada por condiciones de salud.
• Discapacidad.
• Incapacidades médicas.
• Restricciones o recomendaciones médico-laborales.
• Situaciones relacionadas con accidentes de trabajo.
• Denuncias de acoso laboral.
• Otras circunstancias constitucional o legalmente relevantes.

Esto no significa que una persona con protección especial sea inmune a las consecuencias derivadas de un incumplimiento laboral.

Significa que la decisión empresarial debe analizarse dentro del marco jurídico correspondiente y contemplar las autorizaciones, garantías o riesgos que resulten aplicables.

12. El expediente disciplinario como herramienta de trazabilidad

Un proceso adecuadamente gestionado debe permitir que un tercero que no participó en la actuación pueda reconstruir lo ocurrido.

El expediente debería contener, de manera organizada:

• La comunicación de apertura.
• Los hechos investigados.
• La identificación de las normas aplicables.
• Las pruebas recaudadas.
• Las comunicaciones realizadas.
• Las constancias de notificación.
• La respuesta del trabajador.
• Los documentos aportados durante la defensa.
• El acta o registro de descargos, cuando corresponda.
• El análisis jurídico y probatorio.
• La decisión final.
• La constancia de comunicación y los recursos, cuando procedan.

Esta trazabilidad resulta particularmente importante frente a una eventual controversia judicial.

El juez laboral no necesariamente conocerá el contexto interno de la empresa ni tendrá acceso a las conversaciones informales que mantuvieron los responsables del proceso.

Aquello que no esté documentado puede resultar difícil de demostrar posteriormente.

La documentación debe ser rigurosa, pero no excesiva.

El objetivo no es producir documentos por producirlos, sino dejar evidencia suficiente de que la actuación fue seria, objetiva y respetuosa de las garantías aplicables.

13. Principales errores que deben evitar las empresas

14. Hacia un modelo preventivo de gestión disciplinaria

El reto de las empresas colombianas consiste en evolucionar de un modelo reactivo hacia un modelo preventivo.

Un sistema disciplinario eficiente debería funcionar incluso antes de que exista una investigación concreta.

Esto implica contar con:

• Reglamentos actualizados.
• Políticas claras y comunicadas.
• Procedimientos conocidos por los trabajadores.
• Canales adecuados de reporte.
• Capacitación a los líderes.
• Mecanismos de conservación de evidencia.
• Una matriz de riesgos disciplinarios.
• Criterios de escalamiento a Gestión Humana, Jurídica o SST.

No toda inconformidad de un jefe constituye una falta disciplinaria.

No todo error operativo merece una sanción.

No toda deficiencia de desempeño configura una conducta disciplinaria.

Y no toda conducta reprochable permite automáticamente terminar el contrato con justa causa.

La adecuada calificación jurídica del hecho es uno de los principales aportes del área jurídica al proceso disciplinario.

15. La verdadera articulación: hecho, prueba, norma y decisión

Un proceso disciplinario laboral sólido puede entenderse como una cadena de cuatro elementos fundamentales:

El hecho determina qué se está investigando.

La prueba permite establecer si ese hecho ocurrió y si resulta atribuible al trabajador.

La norma o fuente laboral permite determinar si la conducta constituye un incumplimiento y cuál puede ser su consecuencia.

Finalmente, la decisión debe responder de manera motivada a todo lo anterior, respetando la defensa, la contradicción, la proporcionalidad y las demás garantías aplicables.

Cuando alguno de estos elementos falla, el proceso pierde consistencia.

• Puede existir una conducta comprobada, pero no una norma que permita considerarla falta disciplinaria.
• Puede existir una norma aplicable, pero no pruebas suficientes.
• Puede existir una falta acreditada, pero una sanción desproporcionada.
• Puede existir una conducta grave y probada, pero una actuación procesal deficiente.

La gestión disciplinaria no puede reducirse a demostrar que el trabajador hizo algo incorrecto. Debe establecerse jurídicamente qué hizo, por qué constituye un incumplimiento, cómo fue acreditado, qué explicó el trabajador y por qué la consecuencia adoptada resulta procedente.

16. Ruta empresarial para fortalecer el procedimiento

Paso	Frente	Acción
1	Actualización normativa	Revisar el Reglamento Interno de Trabajo, los procedimientos y las políticas frente al artículo 115 modificado.
2	Definición de roles	Establecer responsabilidades para las áreas operativas, Gestión Humana, Jurídica y SST.
3	Formación	Capacitar a líderes y responsables sobre reporte, preservación de evidencia, imparcialidad y debido proceso.
4	Documentación	Diseñar formatos de control que orienten la actuación sin reemplazar el análisis del caso concreto.
5	Protecciones especiales	Incorporar una revisión previa de fueros, salud, discapacidad, embarazo, acoso y demás garantías.
6	Auditoría	Revisar periódicamente expedientes, tiempos, motivaciones, proporcionalidad y consistencia entre casos similares.

Conclusión

Los procesos disciplinarios laborales en Colombia atraviesan una etapa de transformación.

La entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025 refuerza la necesidad de estructurar procedimientos formales, transparentes y respetuosos de las garantías del debido proceso, especialmente cuando el empleador ejerce una verdadera potestad sancionatoria.

El principal reto para las empresas no consiste simplemente en sancionar correctamente, sino en investigar correctamente.

La disciplina empresarial no es incompatible con la protección de los derechos laborales.

Por el contrario, un sistema disciplinario bien estructurado permite que la empresa ejerza legítimamente sus facultades de dirección y control, al tiempo que garantiza al trabajador una oportunidad real de defensa.

El proceso disciplinario debe dejar de entenderse como una actuación aislada de Recursos Humanos y convertirse en un procedimiento transversal en el que participen de manera coordinada las áreas operativas, Gestión Humana, Jurídica y, cuando corresponda, SST y las demás áreas involucradas.

La clave estará en articular adecuadamente:

• Prevención.
• Investigación.
• Prueba.
• Defensa.
• Análisis jurídico.
• Proporcionalidad.
• Decisión.

Finalmente, debe recordarse que la jurisprudencia continúa diferenciando entre la potestad disciplinaria y la facultad contractual de terminar el vínculo con justa causa.

No toda decisión negativa dentro de una relación privada activa necesariamente un proceso disciplinario.

Sin embargo, cuando existe una actuación materialmente sancionatoria deben respetarse las garantías constitucionales y legales aplicables.

El proceso disciplinario del futuro no será necesariamente el más extenso, sino aquel que logre demostrar, de manera clara y verificable, que la empresa conoció los hechos, permitió la defensa, valoró las pruebas, aplicó las reglas previamente establecidas y adoptó una decisión jurídicamente sustentada.

Fuentes de referencia

• Ley 2466 de 2025, artículo 7.
• Corte Constitucional, Sentencia C-593 de 2014.
• Corte Constitucional, Sentencia SU-598 de 2019.
• Corte Constitucional, Sentencia T-329 de 2021.
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia SL1861-2024.