Septiembre 2026
Andrea Carolina Corchuelo
Terminar un contrato con justa causa.
Aunque no existe un plazo legal único expresado en días o meses,
debe existir una relación temporal razonable entre el conocimiento
de los hechos y la actuación empresarial.
Cuando el empleador necesita investigar previamente,
debe documentar las actuaciones realizadas para demostrar
que el tiempo transcurrido estuvo justificado.
Introducción
Al momento de iniciar un proceso disciplinario o determinar
si resulta viable terminar un contrato de trabajo con justa causa,
debe verificarse si el empleador todavía se encuentra dentro
de un término razonable para ejercer su facultad sancionatoria
o si, por el contrario, el transcurso del tiempo hizo que perdiera
la oportunidad de ejercerla.
Surge entonces una pregunta fundamental:
¿Existe un término legal para iniciar un proceso disciplinario
o finalizar un contrato de trabajo, aun cuando se encuentre
acreditada una justa causa?
La respuesta requiere diferenciar entre la existencia de un plazo legal
fijo y la aplicación del principio de inmediatez.
1. ¿Existe un plazo exacto para actuar?
No existe una norma que establezca específicamente un término general
expresado en un número determinado de días o meses para iniciar
todos los procesos disciplinarios o adoptar todas las decisiones
de terminación con justa causa.
Sin embargo, esto no significa que el empleador pueda actuar
en cualquier momento.
La jurisprudencia constitucional y laboral, así como la
Ley 2466 de 2025, han incorporado expresamente
el principio de inmediatez, según el cual la actuación debe adelantarse
dentro de un término razonable, atendiendo las circunstancias
particulares del caso.
Advertencia jurídica:
No existe una regla general que permita afirmar que todos los empleadores
cuentan con un mismo número de días. La razonabilidad del tiempo
debe analizarse de acuerdo con los hechos, la complejidad
de la investigación y las actuaciones efectivamente realizadas.
2. La inmediatez en el procedimiento disciplinario
El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo,
modificado por el artículo 7 de la
Ley 2466 de 2025, establece que el procedimiento
disciplinario debe realizarse dentro de un término razonable,
atendiendo el principio de inmediatez.
Esto significa que, una vez el empleador conoce una posible falta,
debe actuar diligentemente para verificar los hechos, comunicar
la apertura de la actuación, permitir el ejercicio del derecho
de defensa y adoptar una decisión.
La inmediatez no exige actuar impulsivamente ni sancionar de forma automática.
Exige evitar demoras injustificadas que hagan perder coherencia
entre la conducta investigada y la respuesta empresarial.
Una decisión disciplinaria tardía y sin justificación puede interpretarse
como tolerancia, inactividad o pérdida de oportunidad para sancionar.
3. La inmediatez en la terminación con justa causa
Una situación similar se presenta al momento de terminar
un vínculo laboral con justa causa.
La Corte Suprema de Justicia ha sostenido que el principio
de inmediatez exige que el empleador adopte oportunamente
la decisión de finalizar el contrato, una vez ocurridos
los hechos que la motivan o desde el momento en que tenga
conocimiento suficiente de ellos.
Este criterio aparece en la sentencia
SL1861-2024, con referencia a pronunciamientos
como las sentencias CSJ SL15245-2014
y SL496-2021.
La finalidad del principio es evitar que el empleador conserve
indefinidamente una determinada conducta como fundamento
para terminar posteriormente el contrato cuando lo considere conveniente.
4. ¿Qué sucede cuando es necesaria una investigación previa?
En algunos casos, el empleador no puede adoptar una decisión
inmediatamente después de conocer un hecho.
Puede ser necesario:
- Solicitar informes.
- Entrevistar a las personas involucradas.
- Revisar videos, registros o documentos.
- Verificar información con otras áreas.
- Analizar la gravedad de la conducta.
- Determinar la participación y responsabilidad del trabajador.
- Establecer si se produjo un daño o una afectación empresarial.
Estas actuaciones pueden justificar el tiempo transcurrido.
No obstante, deben realizarse dentro de un término razonable
y quedar debidamente documentadas.
Regla práctica:
la investigación previa puede justificar la espera,
pero únicamente cuando la empresa demuestra qué actuaciones adelantó,
en qué fechas las realizó, qué pruebas obtuvo y por qué necesitaba
esos elementos antes de adoptar la decisión.
5. El caso analizado por el Tribunal Superior de Manizales
Un fallo reciente del
Tribunal Superior del Distrito Judicial de Manizales,
Sala Laboral, analizó un caso en el que el empleador
notificó la terminación del contrato con justa causa
después de transcurrido un período significativo desde
el conocimiento de los hechos.
De acuerdo con la providencia, transcurrieron
43 días calendario y 31 días hábiles
entre el conocimiento de los hechos y la actuación posterior del empleador.
La empresa argumentó que el tiempo transcurrido obedeció
a la necesidad de realizar investigaciones dirigidas a esclarecer
la gravedad de la falta y establecer si debía afectarse
la póliza que amparaba el vehículo involucrado en un accidente de tránsito.
Sin embargo, el Tribunal concluyó que no se aportó prueba
de las gestiones o diligencias adelantadas durante ese período.
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Elemento
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Información
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Corporación
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Tribunal Superior del Distrito Judicial de Manizales,
Sala Laboral.
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Magistrada ponente
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Saray Nataly Ponce del Portillo.
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Radicado interno
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20140.
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Radicado nacional
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20210047101.
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Tiempo transcurrido
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43 días calendario y 31 días hábiles.
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Problema identificado
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No se acreditaron las investigaciones o actuaciones
que justificaran el tiempo transcurrido.
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6. Lo que señaló el Tribunal
“En aplicación del precedente jurisprudencial, la Sala observa
que el conocimiento de la falta del trabajador por la empresa demandada
tuvo lugar el 22 de agosto de 2018 y se comunicó la terminación
del contrato el 18 de octubre de ese año.
Aun cuando la alzada se soporta en la necesidad de adelantar investigaciones
tendientes a esclarecer la gravedad de la falta, así como esperar
si había necesidad de afectar la póliza que amparaba el vehículo
involucrado en el accidente de tránsito, no se allegó soporte probatorio
alguno respecto de las diligencias o actuaciones que estuviese adelantando
la empresa para aclarar lo ocurrido entre una y otra fecha.
Todo ello sin desconocer que el empleador tiene la facultad
de realizar una investigación previa y cuenta con un término prudente
para verificar los hechos antes de llamar a descargos al trabajador.
Sin embargo, en el caso analizado no existía prueba de tales actuaciones.
Así las cosas, entre la fecha del conocimiento del hecho
que originó el despido y la entrega al trabajador de la citación
a la diligencia de descargos transcurrieron 43 días calendario
y 31 días hábiles, espacio de tiempo que no se consideró prudencial
ni acorde con el principio de inmediatez, especialmente porque
no se acreditó que la empresa estuviera adelantando alguna gestión
tendiente a esclarecer los hechos y determinar qué decisión debía adoptar”.
Tribunal Superior del Distrito Judicial de Manizales,
Sala Laboral. Magistrada ponente: Saray Nataly Ponce del Portillo.
Radicado interno 20140. Radicado nacional 20210047101.
7. No basta con afirmar que existía una investigación
Del pronunciamiento se desprende que no basta con manifestar
que la empresa estaba adelantando investigaciones
o realizando gestiones para esclarecer los hechos.
Las actuaciones deben encontrarse debidamente soportadas,
de manera que pueda demostrarse que el tiempo transcurrido
entre el conocimiento de los hechos y la adopción
de la decisión estuvo justificado.
Si no existe evidencia de las diligencias adelantadas,
la empresa queda expuesta a que el tiempo sea interpretado
como inactividad, tolerancia o pérdida de inmediatez.
Riesgo jurídico:
afirmar que se adelantó una investigación,
sin presentar evidencia de ella, no demuestra
que la demora haya sido razonable.
8. ¿Qué debe documentar el empleador?
Cuando sea necesaria una investigación previa,
resulta recomendable dejar constancia documental de:
- La fecha exacta en que se conocieron los hechos.
- La persona o área que recibió inicialmente la información.
- Las actuaciones realizadas para esclarecer lo ocurrido.
- Las personas entrevistadas o involucradas.
- Los informes solicitados y recibidos.
- Las pruebas documentales, digitales o audiovisuales recaudadas.
- Las verificaciones efectuadas con otras áreas o con terceros.
- Las razones que justificaron cada lapso de espera.
- La fecha en que se obtuvieron elementos suficientes para adoptar una decisión.
Esta trazabilidad permite demostrar que el tiempo transcurrido
obedeció a la necesidad real de esclarecer los hechos
y no a una actuación tardía o negligente.
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Registro
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Información mínima
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Utilidad probatoria
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Conocimiento inicial
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Fecha, persona que informó y descripción inicial del hecho.
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Permite establecer desde cuándo conocía la empresa
la posible conducta.
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Plan de investigación
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Actuaciones previstas, responsables y fechas.
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Demuestra que la empresa reaccionó oportunamente.
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Diligencias
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Entrevistas, informes, correos, videos,
auditorías y verificaciones.
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Justifica objetivamente el tiempo utilizado.
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Cierre de investigación
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Fecha, hallazgos y elementos disponibles.
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Determina cuándo existió conocimiento suficiente
para adoptar la decisión.
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Decisión
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Motivación, fecha y comunicación al trabajador.
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Permite verificar la relación temporal
entre los hechos y la actuación.
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9. Sanción disciplinaria y despido con justa causa no son lo mismo
Debe aclararse que el adelantamiento de un proceso disciplinario
no constituye, por regla general, un requisito obligatorio
para terminar un contrato de trabajo con justa causa.
La terminación con justa causa y la imposición de una sanción disciplinaria
son figuras jurídicamente diferentes.
La Corte Suprema de Justicia ha reiterado que el despido con justa causa
no constituye, por sí mismo, una sanción disciplinaria y, por tanto,
no se encuentra necesariamente sometido al procedimiento previsto
para imponer sanciones.
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Sanción disciplinaria
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Terminación con justa causa
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Es una manifestación de la facultad disciplinaria del empleador.
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Es una forma de terminación del vínculo
sustentada en una causal legal.
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Exige cumplir el procedimiento del artículo 115
del Código Sustantivo del Trabajo.
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No exige necesariamente un proceso disciplinario,
salvo que otra fuente lo establezca.
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Puede consistir en amonestación, multa o suspensión,
cuando proceda.
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Produce la finalización del contrato de trabajo.
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Debe respetar el debido proceso disciplinario.
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Debe respetar la causal invocada, la oportunidad,
la defensa y los procedimientos aplicables al caso.
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10. ¿Cuándo sí debe agotarse un procedimiento previo al despido?
La regla anterior debe analizarse en cada caso concreto.
Puede existir un procedimiento previo obligatorio cuando esté previsto en:
- El Reglamento Interno de Trabajo.
- La convención colectiva.
- Un pacto colectivo.
- Un laudo arbitral.
- El contrato individual de trabajo.
- Otra disposición vinculante aplicable al empleador.
En tales eventos, el empleador deberá respetar el procedimiento
que él mismo incorporó o que resulte obligatorio por la fuente aplicable.
Validación indispensable:
antes de terminar un contrato con justa causa,
debe revisarse si el Reglamento Interno de Trabajo,
la convención colectiva, el laudo arbitral
o el propio contrato establecen un procedimiento previo.
11. El principio de inmediatez no exige decisiones automáticas
La inmediatez no implica que el empleador deba adoptar
una decisión automática desde el momento en que recibe
la primera información sobre una posible conducta.
Lo que exige es que exista una relación temporal razonable
entre el conocimiento de los hechos y la actuación empresarial,
considerando las circunstancias particulares del caso.
Cuando resulte necesario efectuar actuaciones previas,
estas deberán:
- Ser pertinentes para esclarecer los hechos.
- Adelantarse diligentemente.
- Realizarse dentro de un término razonable.
- Quedar debidamente acreditadas.
La documentación adquiere entonces una relevancia especial,
porque permite demostrar que el tiempo transcurrido
no obedeció a tolerancia, perdón o inactividad,
sino a la necesidad de contar con elementos suficientes
para adoptar una decisión fundamentada.
12. Verificaciones antes de adoptar la decisión
Antes de iniciar una actuación disciplinaria
o terminar un contrato con justa causa, el empleador debería verificar:
- La existencia y gravedad de la conducta.
- La fecha en que ocurrieron los hechos.
- La fecha en que la empresa tuvo conocimiento de ellos.
- La fuente y suficiencia de la información recibida.
- Las actuaciones realizadas para esclarecer lo ocurrido.
- La documentación que soporta la investigación.
- La relación temporal entre el conocimiento y la decisión.
- La causal legal aplicable.
- El procedimiento previsto en las fuentes internas o colectivas.
- La oportunidad del trabajador para presentar su versión.
¿Su empresa puede demostrar lo que investigó y cuándo lo hizo?
En un proceso judicial no basta con afirmar
que la demora obedeció a una investigación interna.
La empresa debe demostrar la fecha de conocimiento,
las actuaciones adelantadas, las pruebas recaudadas
y la razón por la que necesitó ese tiempo antes
de adoptar la decisión.
Un protocolo de investigación y trazabilidad documental
puede evitar que una justa causa acreditada pierda eficacia
por falta de inmediatez.
Conclusión
El principio de inmediatez constituye un límite temporal
a la facultad disciplinaria y a la decisión empresarial
de terminar un contrato con justa causa.
Aunque no existe un plazo general expresado en días o meses,
el empleador debe actuar dentro de un término razonable
desde el conocimiento de los hechos o desde el momento
en que cuenta con elementos suficientes para adoptar una decisión.
Cuando sea necesario realizar una investigación previa,
la empresa puede emplear un tiempo prudente para esclarecer lo ocurrido.
Sin embargo, debe demostrar las diligencias adelantadas
y justificar objetivamente el tiempo utilizado.
La ausencia de soportes puede llevar a que la demora
se interprete como tolerancia, perdón, inactividad
o pérdida de oportunidad para invocar la conducta.
Finalmente, debe diferenciarse entre sanción disciplinaria
y terminación con justa causa. El despido no constituye,
por regla general, una sanción disciplinaria;
pero deberá respetarse cualquier procedimiento previo
establecido en el Reglamento Interno de Trabajo,
la convención colectiva, el laudo arbitral
o el contrato individual.
La inmediatez no exige precipitación.
Exige diligencia, coherencia temporal y evidencia
de las actuaciones adelantadas por el empleador.
Fuentes de referencia
Nota editorial:
La razonabilidad del tiempo debe evaluarse caso por caso.
El número de días transcurridos en la sentencia analizada
no constituye automáticamente un plazo general
aplicable a todos los procesos disciplinarios
o terminaciones con justa causa.
