Estos contratos de trabajo especiales a término fijo presentarán varias instancias de inspección, vigilancia y control, fundadas en normas como el Código Sustantivo del Trabajo (Ley 141 de 1961), el Código de Procedimiento Laboral (Decreto 2093 de 1967), el Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989), y la Ley 1151 de 2007 sobre la participación del SENA, entre otras disposiciones.
1. Ministerio del Trabajo (MinTra)
El Ministerio del Trabajo es la entidad central encargada de la inspección, vigilancia y control de los contratos de aprendizaje. Sus funciones incluyen verificar:
- El cumplimiento de las condiciones de otorgamiento y ejecución del contrato. (Art. 417-430 CST)
- El respeto al carácter formativo, evitando subordinación indebida.
- La correcta aplicación de sanciones administrativas por incumplimientos (Ley 361 de 1997).
Puede imponer multas y medidas correctivas cuando se incumplan los requisitos legales.
2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
El SENA regula la cuota de aprendizaje obligatoria (también llamada "cuota regulada") según lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, y administra el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA). Sus competencias abarcan:
- Determinar el porcentaje mínimo de aprendices según el tamaño de la empresa.
- Registrar y auditar los contratos de aprendizaje.
- Gestionar la monetización de la cuota cuando la empresa opta por sustituirla con pagos. (Art. 33, Ley 789/2002)
El SENA puede negar la certificación de programas si detecta irregularidades en el cumplimiento de la cuota.
3. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
La DIAN supervisa la declaración de nómina electrónica y la correcta consignación de pagos e impuestos asociados a los contratos de aprendizaje, conforme al Estatuto Tributario. Sus funciones incluyen:
- Verificar retenciones en la fuente aplicables al pago de auxilios de sostenimiento.
- Controlar la correcta presentación del Formulario 220 (nómina electrónica).
La DIAN impone sanciones fiscales y multas por omisión o error en la declaración.
4. Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP)
La UGPP fiscaliza la afiliación y pago de aportes parafiscales (SENA, ICBF, Servicio Público de Empleo) y pensionales, mediante las Planillas Integradas de Liquidación de Aportes (PILA). Sus competencias incluyen:
- Auditorías de aportes y afiliaciones de aprendices.
- Detección de inconsistencias y requerimientos de pago retroactivo.
5. Juez Laboral
El Juez Laboral ejerce la jurisdicción para dirimir controversias sobre el contrato de aprendizaje, garantizando:
- Respeto de los derechos laborales (salud, seguridad social, indemnizaciones).
- Validez de prórrogas y cumplimiento de formalidades contractuales.
En conclusión, el cumplimiento integral de estas competencias asegura la legalidad y evita sanciones administrativas, fiscales y judiciales. Se recomienda a los empleadores establecer un sistema de gestión documental robusto y coordinar con cada autoridad para mantener la conformidad normativa.
