El empleador, como patrocinador del contrato de aprendizaje, tiene la obligación legal de cotizar al Sistema de Seguridad Social Integral mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), un formato digital administrado por operadores certificados. Estos aportes cubren salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales (SENA, ICBF y Servicio Público de Empleo).
La Circular 0083 de 2025 del Ministerio del Trabajo define el procedimiento en dos etapas:
1. Etapa Lectiva
Durante la fase lectiva, el aprendiz no realiza actividades productivas. A partir del 1 de agosto de 2025, el empleador debe reportar en PILA:
- Tipo de aportante: 1 – Empleador
- Tipo de cotizante: 19 – Aprendiz en etapa productiva*
- Tipo de planilla: E – Empleados
*Aunque la fase es lectiva, se utiliza el código 19 para mantener continuidad en la seguridad social.
Los periodos de cotización a salud inician en agosto de 2025, mientras que pensión, riesgos laborales y parafiscales inician en julio de 2025.
2. Etapa Productiva y Formación Dual
En este periodo, el aprendiz desarrolla actividades en la empresa. Desde el 1 de agosto de 2025, el reporte en PILA debe incluir:
- Tipo de aportante: 1 – Empleador
- Tipo de cotizante: 1 – Dependiente
- Tipo de planilla: E – Empleados
- Campo adicional: “Exonerado aporte patronal en salud, SENA e ICBF”, según aplique.
La exoneración de aportes patronales en salud, SENA e ICBF debe registrarse para contratos con beneficios de gratuidad parcial, conforme al artículo 21 de la Ley 2466 de 2025.
Método de cálculo y tarifas
Las tarifas de cotización son:
- Salud: 4% aportado por el empleador, 4% descontado al aprendiz (fase productiva).
- Pensión: 12.5% aportado por el empleador, 4% descontado al aprendiz.
- Riesgos Laborales: Tarifa según clase de riesgo (0.522% a 6.96%).
- Parafiscales: SENA 2%, ICBF 3%, Servicio Público de Empleo 0.5%.
Vigilancia y actualizaciones
El Ministerio de Salud y Protección Social emitirá actos administrativos para ajustar la PILA y habilitar códigos específicos, operativizando la Ley 2466/2025. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) fiscaliza estos reportes y puede requerir pagos retroactivos y sanciones por inconsistencias.
Recomendaciones Prácticas
- Implementar un sistema de control de fechas y códigos de cotización en el área de nómina.
- Verificar periódicamente con el operador PILA las actualizaciones de planillas.
- Capacitar al equipo de recursos humanos en los cambios normativos.
- Establecer auditorías internas semestrales para asegurar la concordancia entre contratos y reportes PILA.
Un manejo correcto de los aportes garantiza el derecho del aprendiz a la seguridad social y evita contingencias fiscales y laborales.
