Octubre 2024
Andrés Torres Aragón
Sobre los deberes del empleador en lo relativo a la custodia de los archivos laborales según la jurisprudencia de la Corte Constitucional
Este artículo es un análisis a la reciente posición de la Honorable Corte Constitucional en la sentencia T409 de 2024 emitida el 26 de septiembre de 2024, magistrado ponente Jorge Enrique Ibáñez Najar, donde se deja clara la posición del deber del empleador en el sector privado en relación con la custodia de los archivos laborales, lo cual desde ya advertimos un serio problema jurídico y financiero para las empresas por los tiempos exigidos que prácticamente se volvieron indefinidos.
La Corte Constitucional ya se había referido, en la Sentencia SU-182 de 2019, frente al deber de custodia que recae sobre los empleadores respecto de la documentación que contenga información laboral. Ha dicho que aquel deber se desprende del derecho al habeas data, que ha sido reconocido en el artículo 15 de la Constitución Política. Este derecho comprende la posibilidad de “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.
La sentencia que hoy estamos estudiando también nos señala que: “(…) la Corte ha advertido que la información de orden laboral puede ser fundamental por cuanto tiene una relación inescindible con el derecho a la seguridad social. En efecto, la eventual pérdida de documentación por parte de los empleadores, puede derivar en el desconocimiento del derecho a la seguridad social, específicamente cuando por dicha pérdida no sea posible reconocer ni pagar una pensión a una persona que la requiere.(Corte Constitucional. Sentencia SU-182 de 2019). Este deber de custodia de la información laboral recae sobre todo tipo de empleador, independientemente de su naturaleza jurídica. También recae sobre las administradoras de pensiones que, en concreto, deben salvaguardar la información que esté consignada en la historia laboral de los afiliados.”
Pero la sentencia detalla la responsabilidad legal de cara a los tipos de empleadores, dividiéndo en dos grandes grupos, siendo públicos y privados, veamos al respecto que enseña literalmente:
Responsabilidad de las entidades de orden público. “La Corte ha indicado que las entidades públicas han tenido el deber de custodiar la información laboral de quienes prestan servicios al Estado, por disposición de diversas normas como, por ejemplo, el Código de Régimen Político y Municipal -artículos 189 y 320-, la Ley 43 de 1913 -artículo 1-, el Decreto 1571 de 1998 o el Decreto 2842 de 2010 -artículo 12-.93 La Corte, citando al Consejo de Estado, ha coincidido con esa alta Corporación en que las entidades públicas deben cuidar este tipo de información porque es necesario “(…) mantener un registro de (…) situaciones tan trascendentales como las relaciones laborales entre los diferentes entes estatales y sus servidores”. Por ello, en algunas ocasiones, la Corte ha ordenado que cuando se pierdan o destruyan archivos laborales, las entidades públicas deben seguir el trámite previsto en el artículo 126 del Código General del Proceso para reconstruirlos.”
Responsabilidad de los empleadores de orden privado. “La Corte ha recordado que el deber de custodia también recae sobre empleadores particulares, por virtud de lo establecido en los artículos 57.7 y 264 del Código Sustantivo del Trabajo. En el artículo 57.7 se ordena al empleador, entre otras cosas, “[d]ar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado”. A su turno, en el artículo 264 ibid. se señala que “las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. Con base en estos mandatos, la Corte ha ordenado a los empleadores particulares reconstruir los archivos presuntamente perdidos o destruidos. Esto ocurrió, por ejemplo, en la Sentencia T-926 de 2013. Sobre estos deberes, también revísese la Sentencia T-198 de 2015.”
TIEMPO QUE DEBE GUARDARSE LA HISTORIA LABORAL POR EL EMPLEADOR.
En este punto la sentencia se aparta del concepto emitido por el Ministerio del Trabajo que indicaba 10 años, aún que reconoce que no hay claridad frente al tiempo en la norma laboral, pero genera una carga que de forma respetuosa consideramos excesiva, porque lo deja a término indefinido, veamos que indica la Honorable Corte Constitucional:
“Ahora bien, el tiempo durante el cual deberán conservarse los archivos laborales no es muy claro, y ello ha sido reconocido por la Corte Constitucional. En materia laboral, la Corte ha recordado que el Ministerio del Trabajo propuso una interpretación analógica con lo dispuesto en el artículo 60 del Código de Comercio. Allí se dice que los archivos contables deben guardarse y custodiarse por 10 años. Sin embargo, esa interpretación analógica no es tan sencilla de hacer. En efecto, no es fácil equiparar un papel contable con los registros laborales de un trabajador. Esto porque, como se ha visto, la ausencia de dichos registros laborales puede implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social de una persona.99 Corte Constitucional. Sentencia SU-182 de 2019. Precisamente teniendo en cuenta esto último, la Corte ha sostenido que “(…) sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida”. La Corte citó la Sentencia T-926 de 2013.”
Lo señalado deja en gran desventaja a los empleadores al momento de enfrentar estos procesos judiciales por la inexistencia de pruebas, lo cual puede conducir a dos caminos, el primero sentencias honrosas contra las empresas que coloquen en riesgo su sostenibilidad financiera, y el segundo camino, la Liquidación masiva de empresas para evadir esta nueva responsabilidad desproporcionada, pues no se tiene presente que hace 30 años no se contaba con la posibilidad de tener bases de datos documentales digitales, menos ocurría así hace 50 años donde todo era a papel, y que por el simple paso del tiempo esa prueba documental pudo haberse eliminado, sobre todo si los empleadores aplicaron el concepto del MinTrabajo.
En otro punto importante consideramos valioso traer a colación las conclusiones de la Corte Constitucional en la sentencia objeto de este artículo:
“En conclusión, es claro que (i) los responsables del cuidado y custodia de la información laboral no son los trabajadores -parte débil de la relación- sino sus empleadores y las administradoras de pensiones. (ii) Este deber no se desprende solo de la jurisprudencia constitucional, sino de las reglas previstas en las propias normas laborales. (iii) Los empleadores públicos o privados deben iniciar acciones efectivas para reconstruir los archivos laborales de una persona que se han perdido o destruido, y no le pueden trasladar a ella dicha carga. En ese propósito, deben tener en cuenta los elementos probatorios allegados por el trabajador. Y (iv) el trabajador puede aportar todas las pruebas con que cuente, para demostrar los extremos de una relación laboral. Para ello no existe un estándar probatorio específico.”
Por último, queremos traer un aumento presentado en esta sentencia para reflexión de la forma como se debe abordar una defensa sólida, o mejor, como no se debe abordar la defensa por parte de un abogado habla la empresa cliente, veamos que dice la Corte:
“En lo que tiene que ver con los empleadores, la Corte ha reprochado el que aquellos, en algunas ocasiones, argumenten la pérdida de la información laboral para, con ello, evitar el reconocimiento de relaciones laborales o de los extremos temporales de estas. La Corte ha recordado que el deber de custodia y vigilancia de la información laboral de sus trabajadores no es nuevo para los empleadores”.
