Contrato de Aprendizaje – Parte IX: Reporte de Contrato de Aprendizaje

En Colombia, el contrato de aprendizaje debe ser reportado obligatoriamente al SENA, a través del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA). Este sistema es la única plataforma oficial y habilitada por el Gobierno para el registro, control y trazabilidad de los contratos de aprendizaje, ya sean obligatorios o voluntarios.

¿Cómo se reporta un contrato de aprendizaje?

La empresa debe ingresar al portal del SGVA (https://caprendizaje.sena.edu.co) usando su usuario y contraseña empresarial.¹

1. Seleccionar la opción “Registrar contrato”.
2. Elegir el tipo de aprendiz (por ejemplo, aprendiz SENA).
3. Diligenciar la información requerida: datos del aprendiz, etapa de formación, fechas de inicio y fin, ARL, EPS, entre otros.
4. Verificar y confirmar el registro.

Para aprendices de otras instituciones (no SENA), la empresa ingresa manualmente la información en el mismo sistema.

Fundamento normativo actualizado

La Ley 2466 de 2025 y la Circular Externa 0083 de 2025 del Ministerio de Trabajo reafirman que el reporte de los contratos debe hacerse al SENA mediante el SGVA, tanto en el sector público como privado. Los pagos asociados al contrato de aprendizaje también deben reportarse vía nómina electrónica para efectos tributarios desde junio de 2025.

Entidades responsables

• SENA: Encargado del registro, control y verificación de la cuota de aprendices y la legalidad de los contratos.
• Ministerio del Trabajo: Supervisa el cumplimiento, inspección y vigilancia de la legalidad y condiciones laborales de los contratos de aprendizaje.

Este paso es fundamental para tener certeza ante procesos de fiscalización del SENA, el Ministerio del Trabajo y la UGPP, por lo tanto, la parte documental y archivística debe estar muy consolidada dentro de la empresa.

¹ Debe revisar que el dato web esté actualizado al día de la publicación.